Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення зборів суддів Куликівського районного суду Черніговської області
від 24.04.2025 № 1
ЗАСАДИ ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТООБІГУ КУЛИКІВСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ ЧЕРНІГІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Куликівського районного суду Чернігівської області (далі – Засади) розроблені відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України 11.11.2024 № 39 (далі – Положення), та інших нормативно-правових актів.
1.2. Ці Засади визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в Куликівському районному суді Чернігівської області (далі – автоматизована система).
1.3. Для функціонування автоматизованої системи суд забезпечує:
1) своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, електронних примірників судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;
2) своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;
3) захист інформації автоматизованої системи в суді;
4) своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;
5) інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.
2.1. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:
1) реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;
2) розподіл судових справ між суддями, визначення запасного судді, слідчого судді та присяжних;
3) взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;
4) фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;
5) реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;
6) контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді та голови суду про закінчення цих строків;
7) використання КЕП для підписання оригіналу електронного документа суду;
8) оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;
9) індексацію документів та їх контекстний пошук;
10) виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв'язку електронних примірників судових рішень;
11) зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;
12) відправку електронних примірників судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;
13) надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;
14) підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;
15) формування звітності суду про стан здійснення судочинства;
16) надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMSповідомлень);
17) передачу судових справ до електронного архіву;
18) надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.
3.1. Користувачами автоматизованої системи є судді та працівники апарату суду.
3.2. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї визначаються на підставі наказів керівника апарату суду або особи, яка виконує його обов’язки. Налаштування автоматизованої системи, які впливають на здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями, визначаються на підставі наказів голови суду або особи, яка виконує його обов'язки. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.
3.3. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію.
3.4. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
3.5. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор.
3.6. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду тягне відповідальність, установлену законом.
4.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими особами апарату суду, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ за правилами, встановленими Положенням та цими Засадами з урахуванням спеціалізації суддів.
4.2. Визначення судді для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:
автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;
пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;
розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);
повторного автоматизованого розподілу судових справ.
Збори суддів відповідного суду мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених Положенням.
4.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
1) за два місяці до закінчення повноважень судді;
2) за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду або особи, яка виконує його обов’язки);
3) за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду або особи, яка виконує його обов’язки);
4) за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду або особи, яка виконує його обов’язки);
5) у період відпустки судді;
6) за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду або особи, яка виконує його обов’язки);
7) під час тимчасової непрацездатності судді;
8) у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду або особи, яка виконує його обов’язки);
9) у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя – з моменту прийняття рішення про призначення;
10) у період знаходження судді у нарадчій кімнаті на строк понад 1 календарний день (без урахування дня виходу до нарадчої кімнати та дня проголошення судового рішення);
11) у період знаходження слідчих суддів у нарадчій кімнаті, якщо час перебування в нарадчій кімнаті триває до закінчення робочого часу і більше, окрім дня проголошення судового рішення;
12) у випадках, передбачених підпунктом 5.4 пункту 5 цих Засад.
4.4. У разі надходження заяви про відвід слідчому судді або судді, який здійснює провадження одноособово, така заява після її реєстрації негайно передається безпосередньо судді чи слідчому судді, якому заявлено відвід, для вирішення питання про необхідність її передання на автоматизований розподіл іншому судді для розгляду, у разі наявності до того підстав, визначених ст. 76 Кримінальним процесуальних кодексом України (далі – КПК України).
При повторному надходженні у одному і тому ж кримінальному провадженні заяви про відвід судді чи слідчого судді така заява після її реєстрації передається судді чи слідчому судді, у якого перебуває на розгляді кримінальне провадження, для вирішення питання про відвід у порядку ч. 4 ст. 81 КПК України або передачі для здійснення автоматизованого розподілу, у разі наявності на те нових підстав.
5.1. Визначення слідчого судді здійснюється за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Положення, з урахуванням особливостей розподілу судових справ, що розглядаються слідчими суддями, передбачених цим пунктом Засад.
Слідчим суддям розподіляються клопотання, подання, заяви, скарги тощо органів досудового розслідування та інших учасників кримінального провадження, судові справи, передбачені підпунктом 10.2 пункту 10 Засад, інші процесуальні документи, подані в порядку КПК України, у тому числі заяви про відводи (самовідводи) як під час досудового розслідування, так і під час судового провадження.
5.2. Визначити особливості здійснення автоматизованого розподілу слідчим суддям судових справ, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні, а саме, згідно з встановленим графіком чергування слідчих суддів, узгодженим з ними, та оформленим розпорядженням голови суду або особи, яка виконує його обов’язки. У неробочі дні встановлювати в табелі робочого часу автоматизованої системи черговим слідчим суддям робочі дні для здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
У разі недосягнення згоди між слідчими суддями щодо графіку чергування в неробочі дні голова суду або особа, яка виконує його обов’язки, видає розпорядження без узгодження з ними.
Установити, що в неробочі дні здійснюється прийом та реєстрація виключно клопотань про застосування запобіжного заходу щодо затриманих осіб.
5.3. Клопотання (подання, скарги, заяви, інші матеріали), які надійшли у межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР) передаються 6 раніше визначеному слідчому судді, з урахуванням особливостей розподілу судових справ, що розглядаються слідчими суддями, передбачених цим підпунктом.
Визначити, що судові справі по одному кримінальному провадженню, у яких неможливо встановити номер кримінального провадження слідчого органу (номер ЄРДР), підлягають автоматизованому розподілу між усіма слідчими суддями.
У разі відсутності (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність, звільнення тощо) слідчого судді, клопотання (подання, скарги, заяви, інші матеріали) у межах одного кримінального провадження, які передаються раніше визначеному слідчому судді, підлягають автоматизованому розподілу між слідчими суддями.
У період, у який не розподіляються судові справи слідчим суддям, клопотання (подання, скарги, заяви, інші матеріали) у межах одного кримінального провадження, які передаються раніше визначеному слідчому судді, підлягають автоматизованому розподілу між слідчими суддями.
Клопотання (подання, скарги, заяви, інші матеріали) у межах одного кримінального провадження, у яких автоматизованою системою документообігу суду вже визначено декілька слідчих суддів, підлягають передачі першому слідчому судді, раніше визначеному у судовій справі. За відсутності першого (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність, звільнення, невиконання обов’язків слідчого судді тощо) та у період, у який не розподіляються йому судові справи – наступному слідчому судді і т.д., а у разі надходження в подальшому клопотань (подань, скарг, заяв, інших матеріалів) у межах одного кримінального провадження – підлягають передачі першому слідчому судді.
5.4. Не розподіляються щодо конкретного слідчого судді судові справи, що надійшли за сім календарних днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів), крім судових справ, які відповідно до підпункту 10.1 пункту 10 цих Засад підлягають розгляду раніше визначеним у судовій справі суддею, а в інших випадках, передбачених підпунктом 4.3 пункту 4 цих Засад, не розподіляються щодо конкретного слідчого судді судові справи на загальних підставах.
5.5. Не розподіляються в автоматизованій системі слідчим суддям кримінальні провадження (справи) відповідно до частини 1 підпункту 7.2 пункту 7 цих Засад.
Установити, що на період, коли судді, виконують обов’язки слідчого судді, вони не звільняються від виконання обов’язків судді з розгляду кримінальних проваджень, справ в порядку виконання судових рішень та справ про адміністративні правопорушення.
6.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:
1) із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження та відповідну спеціалізацію щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;
2) для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;
3) із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.
6.2. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 4.3 пункту 4 та підпункту 5.4 пункту 5 цих Засад, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.
7.1. Збори суддів мають право:
1) запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ;
2) обирати слідчих суддів та суддю, уповноваженого на здійснення кримінальних проваджень щодо неповнолітніх (а також суддів на період відсутності зазначених суддів).
3) визначати коефіцієнт адміністративних посад;
4) визначати коефіцієнт складності категорій судових справ;
5) визначати особливості та порядок у разі необхідності заміни визначеного автоматизованою системою присяжного;
6) інше, передбачене підпунктами 2.3.10- 2.3.17 пункту 2.3 Положення.
7.2. Збори суддів мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:
1) у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 12.1-12.3 пункту 12 цих Засад;
2) які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні;
3) які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки.
8.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється за правилами, встановленими Положенням.
8.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.
За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний слідчий суддя.
Окрім того, спеціалізація суддів враховується при здійсненні автоматизованого розподілу судових справ, передбачених підпунктами 9.1, 9.4 пункту 9 цих Засад.
Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.
8.3. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.
8.4. Судові справи, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні, реєструються у день їх надходження і розглядаються у встановлені законом строки.
8.5. У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.
9.1. Передача судової справи раніше визначеному судді проводиться щодо:
9.1.1. клопотань (подань, скарг, заяв, інших матеріалів), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), з урахуванням особливостей розподілу судових справ, що розглядаються слідчими суддями, передбачених пунктом 5 цих Засад; 9.1.2. судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім рішень про закриття, припинення провадження), та судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;
9.1.3. заяв або клопотань, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
9.1.4. заяв про перегляд заочного рішення;
9.1.5. заяв та клопотань з процесуальних питань, пов'язаних з виконанням судових рішень, поданих до суду, що розглядав справу;
9.1.6. матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
9.1.7. зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;
9.1.8. заяв про відновлення втраченого судового провадження;
9.1.9. заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;
9.1.10. заяв про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;
9.1.11. заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;
9.1.12. позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяв про забезпечення позову або доказів;
9.1.13. справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;
9.1.14. справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання.
9.2. За відсутності заборони у процесуальному законі збори суддів мають право передбачити інші випадки передачі судових справ (проваджень) раніше визначеному в судовій справі судді, судді-доповідачу.
9.3. У разі тривалої відсутності раніше визначеного в судовій справі судді, судді-доповідача у випадках, передбачених підпунктом 9.1 пункту 9 цих Засад, у таких судових справах та матеріалах може бути призначений автоматизований розподіл (або повторний автоматизований розподіл).
9.4. Судові справи після скасування заочного рішення залишаються для розгляду судді, який прийняв рішення про його скасування.
9.5. Установити, що раніше визначеному у судовій справі судді передаються судові справи незалежно від його перебування у відпустці, відрядженні, тимчасової непрацездатності тощо, крім випадків, передбачених пунктом 5 та підпунктами 9.3, 9.6 пункту 9 цих Засад.
9.6. У разі надходження до суду заяв (клопотань, подань, судових справ тощо), передбачених підпунктами 9.1, 9.5 пункту 9 цих Засад, у судових справах, розглянутих до 2011 року, а також якщо у судді припинено повноваження, звільнено тощо – здійснюється автоматизований розподіл між суддями з урахуванням їх спеціалізації.
10.1. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.21 пункту 2.3 Положення.
10.2. Винятково, у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.
До випадків призначення повторного автоматизованого розподілу судової справи (заяви, клопотання, скарги тощо) належать також обставини щодо зміни спеціалізації судді.
У виняткових випадках, у разі розподілу слідчим суддям справ, які підлягають негайному розгляду або розгляду в інші строки (клопотань про обшук, взяття під варту або продовження строку тримання під вартою, затримання з метою приводу, огляд, продовження строку досудового розслідування, арешт майна, здійснення приводу для розгляду клопотання про застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою тощо), що унеможливлюють їх розгляд у передбачений процесуальним законодавством строк у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, відрядженням, знаходженням у нарадчій кімнаті та в інших випадках, якщо цей час перевищує процесуальний строк для розгляду цих справ – здійснюється повторний автоматизований розподіл справ указаної категорії за резолюцією голови суду або особи, яка виконує його обов’язки.
У зв’язку з задоволенням заяви про відвід (самовідвід) присяжного та у разі увільнення його від виконання обов’язків здійснюється повторний автоматизований розподіл з метою заміни та визначення іншого присяжного.
10.3. Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.39 пункту 2.3 Положення, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 цього Положення.
10.4. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді для розгляду справи.
10.5. Електронний примірник розпорядження керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) щодо призначення повторного автоматизованого розподілу судових справ вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.
ПІСЛЯ ВІДНОВЛЕННЯ РОБОТИ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ
11.1. У разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять днів такі випадки фіксуються відповідними актами в порядку, передбаченому підпунктом 2.3.49 пункту 2.3. Положення.
11.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.3.49 пункту 2.3. Положення обставин.
11.3. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.49 пункту 2.3. Положення, а саме, знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно та у строк до п’яти днів з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання тощо, а також судові справи, що підлягають розгляду слідчим суддею) здійснюється головою суду (чи особою, що виконує його обов’язки) між всіма суддями, що мають 13 повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації.
11.4. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у пункті 2.3.49 пункту 2.3 Положення, до автоматизованої системи документообігу суду вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.
12.1. Ці Засади набирають чинності з дня оприлюднення Положення на офіційному сайті Ради суддів України за умови технічної відповідності автоматизованої системи (програмного забезпечення) вимогам нової єдиної чинної редакції Положення.
12.2. Зміни, доповнення до цих Засад можуть уноситись зборами суддів в межах їх компетенції та відповідно до вимог законодавства.
12.3. У разі внесення змін до Засад збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад. Засади (зі змінами та доповненнями) уносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.
12.4. З дня набрання чинності цими Засадами вважати такими, що втратили свою чинність Засади в попередній редакції.
_03_03.png)
